1. Apoyo a los otros departamentos
El primer paso para desarrollar bien ese trabajo es el siguiente:
TENER UN CALENDARIO GENERAL DE SU IGLESIA CON TODAS LAS ACTIVIDADES PROGRAMADAS DE TODOS LOS DEPARTAMENTOS
Esto se consigue a través de reuniones con los líderes de cada departamento. Si su iglesia sigue la recomendación de la Asociación/Misión local, después de elegir a los líderes al inicio de cada año, cada departamento debe tener un calendario de actividades planificadas para todo el período, considerando las fechas especiales, actividades externas y campañas. Tenga una copia de cada una de esas planificaciones de fechas y júntelas en una única planilla o mapa. Entonces tendrá una visión completa de todas las actividades de su iglesia en el período de un año. Además de eso, aunque no es la función principal del departamento de Comunicación, será el primero en detectar una superposición de fechas o programaciones, pudiendo ayudar, en una manera eficiente, a organizar el calendario de la iglesia.
El siguiente paso es:
Clasificar cada actividad como
“INFORMAR”, “DESARROLLAR” O “RECIBIDOS/AS”
Las actividades que sólo requieren que los miembros sean informados de su existencia como reuniones de departamentos, cultos, programas de radio o TV, etc.- deben ser clasificados murales o carteleras de anuncios en las fechas apropiadas. Son las actividades que dan menos trabajo, aisladamente, pero componen el mayor volumen de trabajo en la iglesia y un cuidado constante de las fechas, horarios y lugares que siempre deben informarse correctamente. Este es un trabajo para todas las semanas.
Las actividades de la iglesia local que requieren elaboración de materiales propios como carteles, boletines especiales o invitaciones- deben ser clasificadas como “DESARROLLAR”. Eso puede acontecer en las Semanas de Oración, Semanas de Salud, Semanas de la Familia, Series de Evangelismo, etc. Para esos casos los materiales necesitan ser preparados con anticipación y generan más trabajo. Por eso son más raros, Note que además de “elaborar materiales”, estas actividades necesitan ser anunciadas oportunamente, y también deben ser incluidas en el grupo de “INFORMAR”
Finalmente, las actividades que ocurren en la iglesia, pero que serán organizadas por la
Asociación/Misión/Campo local, o por la Unión, muchas veces tienen materiales propios para su divulgación y entrega, como cartillas, revistas, folletos promocionales o lecciones listas que deben ser utilizadas. Son materiales, por tanto debe formar el grupo “RECIBIDOS/AS” y no necesitan ser elaborados. Al contrario, debe evitarse la elaboración de materiales adicionales o paralelos indicados por el Campo.
Con este esquema en manos, usted debe tener en cuenta el tercer paso:
Reglas para la INFORMACION; el DESARROLLO
y la RECEPCION de materiales
Esto es muy importante, pues cada departamento estará preocupado con el desarrollo de sus actividades y no es raro que olvide avisar al departamento de Comunicación con la debida anticipación. Por tanto, prepare una carta dirigida a cada líder de departamento, la que contenga los siguientes datos:
· Fecha y hora límite para el envío de anuncios para el boletín o para los informes del púlpito.
· Anticipación necesaria (en días) para la elaboración de carteles y boletines para las actividades de los departamentos.
· Materiales necesarios para la elaboración de carteles y boletines para las actividades de los departamentos (como nombres, músicas, fechas, imágenes, títulos).
· A quién debe dirigirse cada departamento para “solicitar” los materiales que necesitan (nombre, teléfono, e-mail, dirección postal).
· Qué materiales pueden elaborarse (carteles, afiches, boletines, videos, comerciales, etc.) y cuáles no (por razones técnicas, de costo o disponibilidad de espacio).
· Cuál será la forma de solventar los costos de cada material (quién paga, cómo paga y a quién paga).
Atención: No olvide que la producción de materiales, sobre todo impresos, tiene un costo, a veces alto. Siempre debe tenerlo claro, antes de iniciar la elaboración de los mismos, cuánto va a costar la producción y quién va a pagar (si el departamento que pide con su presupuesto, si será donación, etc.). Muchas veces los departamentos solicitan materiales y esperan que estén terminados a tiempo sin recordar que necesitan ser pagados. Por tanto, el costo queda a cargo del departamento de Comunicación y necesita ser pagado por la iglesia, lo que siempre es problemático cuando no fue programado con anticipación.
Finalmente, el último paso en la organización de la relación con los demás departamentos es:
Involucrarse con los otros departamentos, participando
de las reuniones de definición de las actividades de cada
departamento, o por lo menos tener acceso al acta de reunión.
Esto permitirá conocer cuándo y, principalmente, qué necesita ser elaborado y con qué contenido. Esperar que cada departamento defina por sí solo lo que necesitarán y luego “encargue” al departamento de Comunicación puede hacer que materiales eficientes sean olvidados, y otros comunes pero menos eficientes sean los únicos recordados, ya que los participantes de los demás departamentos no necesariamente tienen experiencia para pensar en materiales de comunicación.
2. REGISTRO Y BÚSQUEDA DE MIEMBROS
Una de las primeras reglas de trabajo de un buen comunicador es saber con quién se está comunicando, y eso incluye: quién, cómo y ¡cuántos son!
No es raro que los comunicadores de la iglesia no tengan noción de la cantidad de miembros activos de la iglesia. Eso impide planificar con cuidado la cantidad de materiales que deben producirse (por ejemplo, la cantidad de materiales a ser producidos), afectando los costos y
la eficiencia de la comunicación. Algunas orientaciones importantes al respecto son:
Hacer un censo (conteo) de los miembros de iglesia
Es posible que la Secretaría de la iglesia tenga la cantidad oficial del número de miembros de su iglesia, pero no siempre ese número refleja la realidad del tamaño del público con el cual nos relacionamos. Primero, porque en los registros figuran los miembros bautizados. Segundo, porque no revelan los que asisten frecuentemente y no son bautizados, o los que tienen su registro de miembro en otra iglesia.
Para tener un número más realista, por tres semanas consecutivas designe a un miembro de su equipo, o hágalo usted mismo, y cuente todas las personas que asisten a cada reunión o culto, en cada clase, incluyendo los departamentos infantiles. Con esa simple metodología puede descubrir cuál es el volumen de miembros que asiste a cada reunión, y así podrá producir el material correcto con la cantidad correcta para cada ocasión.
NOTA: La Secretaría de iglesia tiene un programa proporcionado por la Asociación/Misión donde podrán ser registradas todas las personas que frecuentan la iglesia: interesados, miembros que todavía no solicitaron la carta de traslado, etc.
Ahora que usted sabe cuántos son, es importante que sepa lo que piensan los miembros de iglesia.
Hacer una encuesta de opinión por lo menos una vez cada tres años
Ese es el período de tiempo ideal para una encuesta en la iglesia, pues es el tiempo suficiente para intentar cambiar puntos establecidos en encuestas anteriores (a menos que sea la primera) y evaluar nuevamente si hubo cambio de opinión.
La encuesta debe hacerse por escrito con todos los miembros de iglesia, incluyendo los niños que pueden ser interrogados y que puedan escribir.
Una vez anotadas todas las posibles respuestas, debe hacerse el recuento (llamado tabulación) y, posteriormente, una lectura y análisis de las informaciones.
El análisis de los datos, normalmente, es un proceso que requiero experiencia y sensibilidad, así como la forma de presentar los resultados. Siempre que sea posible, pida la ayuda de alguien que haya participado de ese proceso.
Los cursos de comunicación en las facultades adventistas como la Universidad Adventista del Plata en la Argentina, la Universidad Peruana Unión, en el Perú, la Universidad Adventista de
Chile y la UNASP-EC (Centro Universitario Adventista Campus Ingeniero Coelho), en el Brasil- pueden ser fácilmente consultados por e-mail, y disponen de profesionales y alumnos capacitados que pueden ayudar en esa tarea sin necesidad de estar presentes durante todo el proceso.
Finalmente, usted también puede crear una ficha de registro para uso del departamento de
Comunicación, para que todos la llenen, independientemente si son o no miembros de iglesia, bautizado o no, niño o adulto; basta que asista frecuentemente. Esa ficha puede incluir:
- Nombre - Teléfono - Profesión
- Dirección completa - Nombre de los padres - Lugar de trabajo/estudio
- Fecha de nacimiento - Nombre de los hijos - Fecha de bautismo
- Correo electrónico
Usted también puede agregar otros datos, pero con esos ya es posible saludar e informar aniversarios, enviar correspondencia a familias, convocar a miembros específicos para reuniones y programaciones, etc.
3. BOLETINES Y PERIÓDICOS INTERNOS
Los boletines y periódicos internos sirven, básicamente, para informar al grupo de asistentes de una iglesia. La diferencia entre ambos es el tamaño: el boletín es pequeño, tiene menos páginas y contenido, y la frecuencia es semanal y es para todas las reuniones, mientras que el periódico interno puede ser mensual o bimestral. Sin embargo, las técnicas para su desarrollo y producción son similares y están destinados al mismo público.
Si existen las posibilidades, el boletín puede ser puesto en la página web de la iglesia, siendo un boletín on-line, el que tendrá que ser enviado a todos los miembros por correo electrónico. Para su impresión deberá prepararse como se describe más abajo.
Una investigación reciente realizada en una de las mayores iglesias de la División
Sudamericana en número de miembros (más de 2,500), indicó algunas percepciones interesantes sobre los boletines como, por ejemplo, qué esperan los miembros de un boletín.
1. Que esté disponible (puede sorprender, pero lo que más incomoda a las personas con respecto al boletín, es que no esté disponible cuando llegan a la iglesia).
2. Que sea gráficamente atrayente.
3. Que tenga informaciones de interés personal (recordando que cada uno tiene sus propios intereses y afinidades).
4. Que tenga informaciones no conocidas por otra fuente (los boletines no deben ser repeticiones de los anuncios del púlpito y viceversa).
5. Que tenga espacio para sus mensajes.
Un buen boletín de iglesia:
1. Forma parte de un conjunto de acciones del departamento de Comunicación que se complementan.
2. Debe proveer, obligatoriamente, informaciones sobre la programación del momento en que será entregado (esa es la característica principal que lo califica como boletín).
3. Tiene espacio para que lo departamentos anuncien sus actividades y compromisos.
4. Presenta informaciones claras, con textos cortos y objetivos, indicando “lo que va a suceder, cuándo va a suceder, dónde va a suceder y quién debe participar. Con estas informaciones será posible que la publicación cumpla su finalidad.
5. Es familiar sin ser repetitivo (sigue un proyecto visual, pero tiene espacio para modificaciones de acuerdo con las necesidades de cada programación). Ej.: programación infantil, jóvenes, ancianos, puesta de sol, etc.
Un boletín puede parecer un impreso simple, sin embargo los que ya trabajaron en la edición de un boletín de iglesia saben el trabajo que involucra. Primero, porque es una actividad que incluye muchas personas. Segundo, porque el plazo para ejecutarlo es corto. Tercero, porque se repite cada semana y no puede fallar. Por eso, es muy importante tener un método de trabajo eficiente y bien coordinado con el fin de evitar desgastes físicos y de relaciones en la iglesia, además de, y por supuesto, garantizar que cumpla su función.
4. ANUNCIOS PÚBLICOS
Una de las principales funciones de un buen boletín es evitar la necesidad de anuncios públicos. Sin embargo, en algunas situaciones ese tipo de anuncio puede ser necesario. Problemas de impresión, semanas especiales que no tienen programa escrito exclusivo, acontecimientos relevantes de última hora, fallecimientos, noticias equivocadas en el boletín, son algunas de las situaciones que pueden ocasionar la necesidad de anuncios hablados.
Algunas iglesias, por una cuestión de economía, no imprimen boletines y los anuncios son constantes.
¿Qué debe tenerse en cuenta en esos casos?
Tiempo. Existe una tendencia natural de extender el tiempo predeterminado para los anuncios. Normalmente una explicación más detallada de algún punto es suficiente para extender el tiempo planificado.
Estructura de los anuncios. La falta de una estructura preestablecida provoca confusión y falta de claridad en los anuncios.
El cerebro humano tiene dificultad de retener las informaciones que fueron oídas solamente, y no leídas o visualizadas. De manera que, sólo con un texto hablado, la mayoría de los miembros no recordará todos los anuncios de un (1) minuto ¡después de que fueron explicados! Considere eso en su evaluación de eficiencia sobre esa forma de información.
Si aún son necesarios, siga estas seis reglas:
1. Elija una persona para dar los anuncios: Defina una sola persona para dar todos los anuncios. Esto agiliza el proceso. La persona elegida debe leer bien, debe tener una buena entonación e impostación de voz y debe ser simpática. De esta forma no será necesario que cada líder de departamento presente sus propios anuncios.
2. Escriba los anuncios que serán hablados
Escriba los anuncios como si fueran a ser impresos en el boletín, teniendo cuidado de una buena redacción. Enseguida, agrúpelos por temas e imprímalos en una página.
Luego oriente a la persona que va a leer los anuncios para que siga el orden establecido en el texto, sin explicaciones adicionales o comentarios.
3. Revise la lista de anuncios en la sala pastoral con el pastor y el anciano, antes de la presentación de los anuncios.
Verifique si el pastor o el anciano, todavía tiene algún anuncio para agregar a la lista.
4. Use el momento más apropiado
Sugerimos al final de la Escuela Sabática y antes del inicio del culto.
5. Siempre que fuere posible, use un soporte visual para los anuncios
Como se mencionó anteriormente, los anuncios exclusivamente hablados son más difíciles de recordar por los oyentes. Una práctica que resulta eficiente es la proyección de las informaciones principales sobre un telón mientras se está hablando.
6. Evite anuncios no programados
En caso de no haber boletín, y los anuncios suelan hacerse en forma audible, es necesario que se preparen con anticipación, y que la lista se confirme con el anciano y con el pastor. Los anuncios que llegan a última hora, y a veces hasta después de iniciada la sesión de anuncios, generalmente son confusos, mal escritos y generan más confusión que información.
5. MURALES Y PIZARRAS DE AVISOS
Los murales y las pizarras de avisos son herramientas muy útiles para agilizar la comunicación interna y, cuando son bien aprovechados, son excelentes complementos para boletines y anuncios públicos.
Como todo material fijo, requiere cuidados de mantención, tanto física como el contenido, y eso es responsabilidad del departamento de Comunicación de la iglesia.
Tipos de contenidos
1. Programaciones de la propia iglesia
Son los carteles y anuncios de programas de jóvenes, programas infantiles, semanas especiales, bautismos, series de conferencias, etc.
2. Programaciones que se realizarán en la iglesia
Son los carteles enviados generalmente por los departamentos de la Asociación/Misión como Jóvenes, Conquistadores y Aventureros, Mayordomía Cristiana, Hogar y Familia, Salud y Temperancia, por conjuntos musicales, por las radios y TV anunciando sus programas, entre otros.
3. Informes de departamentos de la iglesia
Informes de tesorería presentados a los miembros de iglesia. Normalmente están llenos de números y tablas completamente incomprensibles si fueran hablados.
4. Actividades que puedan interesar a los miembros
Carteles y anuncios de cursos, de escuelas, promociones de productos relacionados con la iglesia o al estilo de vida adventista, como alimentos Gránix, Productos Unión, Superbom, CADEPAN, oferta de servicios de los propios miembros de iglesia, invitaciones de casamiento, etc.
Para que un mural o una pizarra de avisos sea eficiente sólo se necesita una cosa: que los miembros tengan el hábito de consultarlos. Por tanto, la función del departamento de Comunicación es hacer que resulten agradables y que realmente sean considerados como una fuente importante de informaciones, y no solamente un depósito de carteles sin interés.
6. MINISTERIO DE RECEPCIÓN
Nuestra iglesia tiene el Ministerio de Recepción, coordinado por los Ministerios de la Mujer.
El Ministerio de Recepción consiste en organizar equipos entrenados para el trabajo de recepción en todos los programas habituales de la iglesia, y existe con el propósito de ofrecer la mejor impresión del amor de Jesús a las personas que visitan la iglesia y también a los miembros regulares.
Es necesario que el equipo de Comunicación colabore.
La recepción no es sólo una cortesía, también es una manera de preparar un ambiente espiritualmente rico y agradable para el culto.
Entonces, ¿cómo organizar la recepción? Siga estas orientaciones básicas:
1. Determine el modelo de recepción de su iglesia
Haga una lista de todas las programaciones y cultos que la iglesia tendrá en el año.
Considere que la recepción será necesaria en todas las ocasiones.
Después, imagine como sería la recepción y cuántas personas tendrá que asignar para la actividad de todo el año.
Finalmente, piense lo que la recepción realizará. Coloque todo eso en una planificación de recepción, un documento que se entregará a todo el equipo para que se familiarice con la actividad.
2. Forme un equipo con el siguiente perfil
· Alegre y comunicativo
· Puntual y responsable
· Buen cristiano y con espíritu misionero
· Con tacto, amabilidad y cortesía
· Buena presentación
· Que conozca a los miembros regulares de la iglesia con el fin de poder reconocer a la visitas.
3. Optimice el trabajo de la recepción
Como el equipo estará en la puerta recibiendo a todas las personas que llegan, la oportunidad es ideal para entregar el boletín y otros materiales que la iglesia necesita repartir a los miembros.
Otra actividad que puede realizar ese equipo es contar los miembros y visitas para el censo sugerido en el inicio de este capítulo.
4. Evalúe el trabajo de la recepción cada tres meses
No se trata de evaluar a las personas que están ayudando en la recepción, sino el modelo adoptado; lo que la iglesia piensa al respecto de la recepción: ¿Está en el lugar correcto? ¿Está en el horario correcto? ¿Es eficiente la entrega de materiales?
No es necesario hacer una gran encuesta para saber si es necesario algún ajuste. Converse con 4 ó 5 familias que siempre asisten a la iglesia y que no estén involucradas en el equipo de recepción. De esas conversaciones pueden obtenerse y aprovecharse algunas sugerencias y evaluaciones que podrían ser bien aprovechadas.
Los participantes de ese ministerio deben estar conscientes de que:
Su contacto con el visitante, por más que sea breve, puede determinar su conversión.
Su modo de hablar representa la imagen de la iglesia.
Este trabajo debe ser precedido por muchas oraciones.
Todas las personas que se aproximan a la iglesia son personas por quienes Jesús murió, y el contacto será el factor de atracción o simplemente las alejará.
Su tono de voz es importante. Hablar con voz suave; nunca forzar o presionar; nunca censurar la ropa de los visitantes.
7. CLASIFICADOS
No es la última actividad que el Ministerio de Comunicación puede realizar dentro de la iglesia, sino es una de las ideas más nuevas.
A veces los miembros de iglesia necesitan servicios profesionales y piden referencias en sus círculos de amistad.
Electricistas, albañiles, personas para servicios domésticos, empleados para la industria y comercio, abogados y dentistas son algunos de los ejemplos de profesionales que a veces las personas buscan fuera de la iglesia simplemente por desconocimiento de personas que asisten a ella que ofrecen los servicios, siendo que existe la posibilidad de que cada sábado se sienten cerca de esas personas.
También es posible lo contrario: personas que necesitan empleo o trabajo y no saben que las personas próximas a ellas, dentro de la iglesia, tienen oportunidades abiertas.
Los clasificados es una manera de organizar las informaciones profesionales del grupo de miembros de una iglesia y promover el intercambio de contactos y servicios dentro de un ambiente cristiano y saludable.
Ese Clasificado es semejante a lo que encontramos pero lógicamente menor. ¿Cómo prepararlo?
1. Lance la idea en la iglesia
Lance la idea en el boletín, ponga explicaciones detalladas en el mural y pida al pastor, en una de sus fechas de predicación, que hable explicando más claramente la utilidad de los clasificados y de la importancia de ayudarse entre los hermanos.
2. Entregue una ficha de “inscripción” a los miembros
La participación en los clasificados debe ser incentivada, pero no puede ser obligatoria.
Quien quiera divulgar su actividad profesional y sus contactos puede hacerlo. Quien no quiere, debe ser respetado.
La ficha de inscripción debe contener los siguientes datos:
- Área de trabajo
- Nombre
- Teléfonos para contacto
- Correo electrónico para contacto
- Dirección de sitio web, si tuviera
-
3. Organice los datos recolectados
Separe las fichas por área de trabajo, y luego ponga los nombres por orden alfabético dentro de cada área.
Luego transcriba todos los datos a una planilla, tabla o texto corrido, siendo muy cuidadoso en ese momento para no equivocarse, en especial con los números telefónicos.
4. Diagrame los clasificados
Cree una diagramación para los clasificados, destacando las diferentes áreas de actuación.
Ese material diagramado puede imprimirse en hojas comunes y copiadas, con el fin de reducir costos. También puede ser diagramada en modelo de cartilla o mini revista y ser impresa en una imprenta. También puede confeccionarse en formato digital y ponerla en el sitio web de la iglesia.
Puede usar como referencia las listas telefónicas clasificadas y las indicaciones que se encuentran en el capítulo sobre preparación y producción gráfica de este manual.
5. Distribúyala entre la feligresía y los amigos de la comunidad
Cuando haya concluida, entregue la lista clasificada para todos en la iglesia, inclusive para los que no quisieron proporcionar sus datos. Recuerde que cuanto mayor sea el número de personas que tenga acceso a ella, surgirán más relaciones y oportunidades.
Si es posible, distribuya la lista clasificada en la comunidad más próxima a la iglesia.
Además de poder generar buenos contactos profesionales, es una actitud simpática y puede servir como un buen motivo para un primer contacto misionero, a través de la entre en sí o a través del contacto personal en el caso que las personas contraten algún servicio.
8. COMUNICACIÓN Y EL ASPECTO FÍSICO DE LA IGLESIA
Dios creó la naturaleza con armonía y belleza. Él formó un jardín para encontrarse con nuestros primeros padres. En el desierto orientó a su pueblo en la construcción de un lugar donde pudiese estar en medio de ellos.
El templo planificado por el rey David y construido por su hijo Salomón era magnífico y de inigualable esplendor. Hermoso no solamente en los símbolos y en el servicio diario, había también belleza física y magnitud. Fue ofrecido lo mejor a nuestro Creador.
Dios también aceptaba la adoración en un simple altar. Nuestro lugar de culto puede ser simple o grandioso. Pero una cosa debe caracterizar a ambos lugares contrastantes: el cuidado, la limpieza, la higiene, el esmero y el buen gusto.
El ambiente de la iglesia debe ser agradable y acogedor, para despertar en los miembros y visitas el deseo de permanecer el mayor tiempo posible en la presencia de Dios. A continuación presentamos algunos puntos para recordar sobre el aspecto físico en la iglesia:
Área exterior de la iglesia
1. La fachada es la primera invitación a entrar o no entrar.
a. Debe ser de buen gusto.
b. Identificada de acuerdo con el modelo para la iglesia.
c. Mantenerla siempre pintada.
d. Velar para que esté iluminada.
2. El terreno de la iglesia debe estar:
a. Limpio.
b. Con jardín o parque.
c. Embellecido.
d. Iluminado.
3. Cuidar de la vereda externa
4. Placa de identificación y de señalización
a. La señalización orienta a las personas hacia las salas de la iglesia.
Ejemplo: baños, salas de los departamentos.
b. Identificación es la placa que se coloca en la entrada de cada sala.
Ejemplo: baño de damas, baño de caballeros, conquistadores, jóvenes, primarios, etc.
5. Baños
a. Deben mantenerse siempre limpios.
b. Abastecidos de papel, jabón, toallas.
c. Facilitar el acceso a personas con necesidades especiales.
Pintura de la iglesia
Externa e interna de buena calidad, de buen gusto y mantenida siempre en orden.
Área interior de la iglesia
1. Iluminación adecuada para facilitar la lectura de los textos bíblicos.
2. Ambiente bien ventilado y aireado.
3. Limpieza no sólo de los blancos y del piso, sino también de las telas de arañas.
4. Sonido agradable y de buena asimilación.
5. Mantención periódica.
Ejemplo: goteras, focos quemados, cortinas, vidrios, crujir de puertas, etc.
